确认使用的是本届展商手册
检查活动、场馆、版本日期、展位号和空间类别是否与本次参展一致。整理图纸提交期限、联系人及批准流程。不同展会和场馆的要求可能不同，不能把上一届资料当作本次最终依据。
整理图纸与技术审查资料
按主办方要求准备平面、立面、尺寸、材料及设备信息，并明确是否需要结构、电气或其他专项文件。双层或特殊结构应提前确认可行性和提交要求。批准意见应落实到最新制作图纸中。
核对服务、材料及运营需求
列明电力、网络、设备及其他所需场馆服务，确认预约和供应责任。核查主办方要求的材料资料及相关证明，并将产品演示或特殊设备需求提前提交。不能把一般性材料介绍视为已经满足某个场馆的审批要求。
明确进场、安装与撤展窗口
记录施工人员及车辆证件、装卸位置、安装时间、现场作业限制和撤展安排。观众开放时间并不代表施工队可进场的时间。包装物处置、工具、设备和构件搬运也应按现场要求安排。
为每项任务指定责任方
明确谁提供资料、提交审批、预订服务、确认图纸和参加验收，并记录截止时间及当前状态。向 Stage Up 发送手册、展位图和已有批准文件，再确认制作计划。未完成的审批事项应明确列出，不应按已经获批处理。